Approbation des comptes sociaux en SA
Guide pratique et juridique de l'assemblée générale annuelle
Sommaire
Introduction
Première partie : Les étapes de la procédure de réunion de l'assemblée générale
- A. Les formalités préalables à la tenue de l'assemblée générale
- a) La réunion du conseil d'administration
- b) La communication au commissaire aux comptes et l'établissement de ses rapports
- c) La convocation des actionnaires
- B. Le droit de communication des actionnaires
- a) Le droit de communication préalable à l'assemblée
- b) Le droit de communication permanent
- c) La communication de la liste des actionnaires
- d) L'exercice du droit de communication
- e) Sanction du refus de communication
- C. La réunion de l'assemblée générale annuelle
- a) Le quorum requis
- b) La feuille de présence
- c) Le bureau de l'assemblée
- d) Participants à l'assemblée
- e) Représentation des actionnaires
- f) Objet de l'assemblée générale annuelle
- g) Majorité requise
- h) Le procès-verbal
Deuxième partie : Considérations sur le résultat à affecter
- A. La détermination du résultat à affecter
- B. Les réserves
- a) La réserve légale
- b) Les réserves statutaires ou facultatives
- C. La distribution des bénéfices
- a) Bénéfice distribuable
- b) Sommes distribuables
- c) Dividendes
- D. Le sort des pertes sociales
Troisième partie : Les formalités postérieures à l'assemblée
- Le dépôt au greffe du tribunal
Conclusion
Introduction
Chaque année, à l'issue d'un exercice social, toute société anonyme doit se soumettre à une échéance incontournable : la réunion de l'assemblée générale ordinaire chargée d'approuver les comptes et d'affecter les résultats. Loin d'être une simple formalité, cette assemblée constitue un moment clé de la vie sociale, où se jouent à la fois la transparence financière vis-à-vis des actionnaires et la régularité juridique des décisions prises.
Entre les délais impératifs, les quorums à respecter, les documents à communiquer et les majorités requises, la procédure d'approbation des comptes peut apparaître comme un parcours semé d'embûches pour le dirigeant non averti.
Pourtant, la maîtrise de ces règles est essentielle : le non-respect des dispositions légales expose la société à des risques de nullité des délibérations, sans compter les contentieux potentiels avec les actionnaires.
Le présent guide se propose de vous accompagner pas à pas dans cette procédure, depuis les formalités préalables jusqu'au dépôt des comptes au greffe, en passant par le déroulement de l'assemblée elle-même et les règles d'affectation du résultat. Rédigé à la lumière des dispositions du Code de commerce, il vous offre une feuille de route claire et complète pour mener à bien cette obligation légale en toute sérénité.
Première partie : Les étapes de la procédure de réunion de l'assemblée générale
A. Les formalités préalables à la tenue de l'assemblée générale
a) La réunion du conseil d'administration
Préalablement à la convocation de l'assemblée, le conseil d'administration doit se réunir pour accomplir plusieurs actes essentiels.
Il lui appartient tout d'abord d'arrêter les états financiers de synthèse de la société, à savoir le bilan, le compte de résultat et les annexes. Il doit également établir un rapport de gestion sur la situation de la société et son activité au cours de l'exercice écoulé, conformément à l'article 517 du Code de commerce. Le conseil doit en outre décider de convoquer l'assemblée générale des actionnaires et fixer l'ordre du jour de cette assemblée, enfin arrêter le texte des projets de résolutions qui seront soumis à l'assemblée.
b) La communication au commissaire aux comptes et l'établissement de ses rapports
1. Délai de communication des documents au commissaire
aux comptes
Conformément à l'article 473 du Code de commerce, les états de synthèse et le
rapport de gestion du conseil d'administration doivent être tenus à la
disposition du ou des commissaires aux comptes soixante jours au moins avant
l'avis de convocation de l'assemblée générale annuelle.
Ce délai court à partir de l'avis de convocation, et non à partir de la date de
l'assemblée. Compte tenu du délai de convocation minimum de 21 jours (article
498), la communication au CAC doit intervenir au moins 81 jours avant la
date prévue de l'assemblée.
2. Délai de dépôt du rapport spécial
Aux termes de l'article 474, le ou les commissaires aux comptes doivent établir
et déposer au siège social, quinze jours au moins avant la tenue de
l'assemblée générale ordinaire, le rapport spécial prévu à l'article 441
alinéa 3 (relatif aux conventions réglementées).
3. Contenu du rapport général
L'article 475 dispose que, dans leur rapport à l'assemblée générale, le ou les
commissaires aux comptes se prononcent sur les comptes de l'exercice selon
l'une des trois options suivantes :
- Certification sans réserve : ils certifient que les états de synthèse sont réguliers et sincères et donnent une image fidèle du résultat de l'exercice écoulé, ainsi que de la situation financière et du patrimoine de la société ;
- Certification assortie de réserves : ils assortissent leur certification de réserves, dont ils précisent les motifs ;
- Refus de certification : ils refusent la certification des comptes et en précisent les motifs.
Dans tous les cas, le rapport doit également contenir leurs observations sur la sincérité et la concordance avec les états de synthèse des informations données dans le rapport de gestion et dans les documents adressés aux actionnaires sur la situation financière, le patrimoine et les résultats de la société.
c) La convocation des actionnaires
Les organes habilités à convoquer l'assemblée
Aux termes de l'article 491 du Code de commerce, la compétence de convoquer
l'assemblée générale est attribuée à quatre organes ou personnes :
- le conseil d'administration ou le directoire ;
- le ou les commissaires aux comptes (après avoir vainement requis la convocation par le conseil d'administration) ;
- un mandataire désigné par le président du tribunal statuant en référé (à la demande de tout intéressé en cas d'urgence, ou d'actionnaires représentant au moins 1/10ᵉ du capital) ;
- les liquidateurs.
Dépôt de projets de résolution par les actionnaires
L'article 492 reconnaît à un ou plusieurs actionnaires représentant au moins 5
% du capital social la faculté de requérir l'inscription de projets de
résolutions à l'ordre du jour. Lorsque le capital social est supérieur à 30
millions d'ouguiya, ce pourcentage est réduit à 2 % pour le surplus.
La demande doit être adressée au siège social par lettre recommandée avec
accusé de réception vingt jours au moins avant la date de l'assemblée
sur première convocation (article 495).
L'avis de convocation
Selon l'article 499, l'avis de convocation doit mentionner : la dénomination
sociale, la forme de la société, le montant du capital social, l'adresse du
siège social, le numéro d'immatriculation au registre du commerce, les jours,
heure et lieu de la réunion, la nature de l'assemblée (ordinaire,
extraordinaire ou spéciale), l'ordre du jour (libellé clairement) et le texte
des projets de résolutions.
L'article 493 précise que l'assemblée ne peut délibérer sur une question non
inscrite à l'ordre du jour, sauf pour révoquer des administrateurs et procéder
à leur remplacement.
Le mode de convocation
L'article 497 dispose que les convocations sont faites par un avis inséré dans
un journal d'annonces légales et, si la société fait publiquement appel à
l'épargne, également au Journal Officiel.
Si toutes les actions sont nominatives, l'avis peut être remplacé par une
convocation individuelle adressée à chaque actionnaire dans les formes prévues
par les statuts.
La société doit tenir un registre actualisé des actionnaires. L'envoi par
courrier électronique n'est possible que si les statuts le prévoient
expressément.
Les délais de convocation
L'article 498 fixe les délais impératifs :
- 21 jours au moins entre la publication ou l'envoi de la convocation et la date de l'assemblée sur première convocation ;
- 8 jours au moins sur deuxième convocation.
Sanctions du non-respect des règles de convocation
L'article 514 prévoit la nullité de plein droit lorsque l'ordre du jour
n'a pas été respecté.
Pour toute autre irrégularité dans la convocation, l'assemblée peut être
annulée (article 500). Toutefois, l'action en nullité n'est pas recevable
lorsque tous les actionnaires étaient présents ou représentés.
B. Le droit de communication des actionnaires
a) Le droit de communication préalable à l'assemblée
Aux termes de l'article 516, à compter de la convocation de l'assemblée et au moins pendant les 21 jours précédant la réunion, tout actionnaire a le droit de prendre connaissance au siège social de :
- l'ordre du jour ;
- le texte et l'exposé des motifs des projets de résolutions ;
- la liste des administrateurs et, le cas échéant, les CV des candidats ;
- l'inventaire, les états de synthèse de l'exercice écoulé ;
- le rapport de gestion ;
- le rapport du ou des commissaires aux comptes ;
- le projet d'affectation des résultats.
Les actionnaires représentant au moins 5 % des actions peuvent accéder à tout moment à tous les documents de la société, excepté ceux comportant des secrets d'entreprise ou dont la divulgation pourrait affecter la valeur des actions dans les sociétés cotées.
b) Le droit de communication permanent
L'article 521 reconnaît à tout actionnaire le droit, à toute époque, d'obtenir communication des documents sociaux concernant les trois derniers exercices, ainsi que des procès-verbaux et feuilles de présence des assemblées tenues au cours de ces exercices.
c) La communication de la liste des actionnaires
Pendant les 15 jours avant toute assemblée générale, l'article 520 accorde à tout actionnaire le droit d'obtenir la liste des actionnaires avec l'indication du nombre et de la catégorie d'actions détenues.
d) L'exercice du droit de communication
Selon l'article 522, sauf pour l'inventaire, le droit
de prendre connaissance comporte celui de prendre copie.
L'article 524 permet à l'actionnaire de se faire assister par un conseil.
Le droit appartient également aux copropriétaires d'actions, à l'usufruitier et
au nu-propriétaire (article 525).
e) Sanction du refus de communication
L'article 523 prévoit qu'en cas de refus,
l'actionnaire peut demander au président du tribunal statuant en référé
d'ordonner la communication sous astreinte.
En outre, la violation des dispositions sur l'information des actionnaires peut
entraîner la nullité de l'assemblée (article 527).
C. La réunion de l'assemblée générale annuelle
a) Le quorum requis
Le quorum est calculé sur l'ensemble des actions
composant le capital social, déduction faite des actions privées du droit de
vote (article 503).
Pour l'assemblée générale ordinaire (article 486) :
- Première convocation : les actionnaires présents ou représentés doivent posséder au moins le quart des actions ayant droit de vote.
- Deuxième convocation : aucun quorum n'est requis.
b) La feuille de présence
L'article 509 impose une feuille de présence indiquant
les noms, prénoms, domiciles des actionnaires et mandataires, le nombre
d'actions et de voix.
Elle est émargée par les présents et mandataires, certifiée par le bureau, et
annexée aux pouvoirs.
c) Le bureau de l'assemblée
Selon l'article 510, le bureau comprend : un président, deux scrutateurs, un secrétaire.
- Président : normalement le président du conseil d'administration ; à défaut, personne désignée par les statuts ou élue par l'assemblée.
- Scrutateurs : les deux membres disposant du plus grand nombre de voix (personnellement ou comme mandataire) et acceptant la fonction.
- Secrétaire : désigné par le bureau (peut être le secrétaire du conseil ou une personne extérieure, sauf clause statutaire contraire).
d) Participants à l'assemblée
Chaque actionnaire peut participer, quel que soit le nombre d'actions qu'il détient (article 502).
e) Représentation des actionnaires
Un actionnaire peut se faire représenter par un autre
actionnaire, son conjoint, un ascendant ou un descendant (article 506).
Le mandataire ne peut se substituer une autre personne.
Le mandat est donné pour une seule assemblée, sauf pour deux assemblées
(ordinaire et extraordinaire) tenues le même jour ou dans un délai de 15 jours.
Vote par défaut : pour toute procuration adressée à la société sans indication de mandataire, le président de l'assemblée vote pour les résolutions présentées par le conseil d'administration et contre les autres projets (article 506).
Droit de vote (article 504) :
- Usufruitier : vote dans les AG ordinaires.
- Nu-propriétaire : vote dans les AG extraordinaires (sauf clause statutaire contraire).
f) Objet de l'assemblée générale annuelle
L'assemblée générale ordinaire statue sur :
- l'approbation des comptes de l'exercice écoulé ;
- le quitus aux dirigeants ;
- l'approbation des conventions réglementées ;
- l'affectation du résultat et la fixation du dividende ;
- la nomination ou le remplacement des administrateurs et commissaires aux comptes.
g) Majorité requise
L'assemblée générale ordinaire statue à la majorité des voix des actionnaires présents ou représentés (article 486).
h) Le procès-verbal
L'article 511 impose un procès-verbal signé par les
membres du bureau, mentionnant : date, lieu, mode de convocation, ordre du
jour, composition du bureau, nombre d'actions et quorum atteint, documents et
rapports soumis, résumé des débats, texte des résolutions et résultat des
votes.
Un original est inséré dans le registre des délibérations.
Deuxième partie : Considérations sur le résultat à affecter
A. La détermination du résultat à affecter
Le bénéfice ou la perte de l'exercice apparaît dans le compte de résultat par différence entre produits et charges, après déduction des amortissements et provisions.
B. Les réserves
a) La réserve légale
Conformément à l'article 212 du Code de commerce,
à peine de nullité de toute délibération contraire, il est fait sur le bénéfice
net de l'exercice, diminué le cas échéant des pertes antérieures, un
prélèvement de 5 % affecté à la formation d'un fonds de réserve appelé
réserve légale.
Ce prélèvement cesse d'être obligatoire lorsque le montant de la réserve légale
excède le dixième (10 %) du capital social.
Il est effectué avant tous autres prélèvements pour réserves statutaires ou
facultatives, et avant toute distribution.
b) Les réserves statutaires ou facultatives
Indépendamment de la réserve légale, les statuts peuvent prévoir des réserves supplémentaires (statutaires). L'assemblée peut également décider des réserves facultatives (extraordinaire, de prévoyance, générale).
C. La distribution des bénéfices
a) Bénéfice distribuable
Bénéfice de l'exercice – pertes antérieures – dotation à la réserve légale – réserves statutaires + report à nouveau bénéficiaire.
b) Sommes distribuables
L'assemblée peut aussi décider la mise en distribution de sommes prélevées sur les réserves disponibles, en indiquant expressément les postes concernés.
c) Dividendes
Le dividende ne peut être distribué qu'après
approbation des comptes et constatation de sommes distribuables.
Le délai de mise en paiement est de neuf mois maximum après la clôture
de l'exercice (prolongeable par ordonnance du président du tribunal).
D. Le sort des pertes sociales
En cas de perte, l'assemblée peut :
- laisser subsister la perte dans un compte « report à nouveau » débiteur ;
- imputer la perte sur les réserves (y compris la réserve légale).
Troisième partie : Les formalités postérieures à l'assemblée
Le dépôt au greffe du tribunal
L'article 529 impose le dépôt au greffe du tribunal compétent, dans un délai de trente jours à compter de l'approbation par l'assemblée générale, d'un exemplaire des états de synthèse accompagné d'une copie du rapport des commissaires aux comptes.
En cas de refus d'approbation, c'est une copie de la délibération qui doit être déposée dans le même délai.
Conclusion
L'approbation des comptes sociaux ne s'improvise pas.
Elle obéit à une procédure rigoureuse dont le respect conditionne la validité
des délibérations et la sécurité juridique des décisions.
De la convocation des actionnaires au dépôt des comptes au greffe, chaque étape
a son importance.
Cette assemblée générale annuelle est aussi l'occasion pour les dirigeants de rendre compte de leur gestion et de renforcer la confiance des actionnaires. Bien préparée, bien menée, elle contribue à la bonne gouvernance et à la pérennité de la société.